A boa e velha batalha entre CRM e Excel ainda gera discussões e, embora as empresas troquem planilhas por fluxos de trabalho automatizados com confiança, algumas delas ainda se apegam a fórmulas e códigos de cores.
Deveríamos todos mudar para o CRM ou aderir ao que já conhecemos? Bem, o Excel ainda pode ser uma boa opção para alguns casos no curto prazo. Mas se você, como nós, prioriza o crescimento dos negócios, pense em investir na inovação que o CRM traz – e não se trata apenas de integração robusta de terceiros ou alta personalização. Agora vamos nos aprofundar no problema.
O que é CRM x Excel?
CRM é uma solução digital, usada principalmente para gerenciamento de relacionamento com clientes (daí ‘CRM’), mas também para geração de leads, armazenamento seguro de dados, gerenciamento de vendas e marketing e relatórios inteligentes. Alguns CRMs vêm com recursos integrados de análise de dados e oferecem maior integração de terceiros em comparação com outras soluções padrão.
Ao contrário do CRM, o Excel é um programa de planilha da Microsoft utilizado para entrada de dados e sua organização em tabelas, bem como análise de dados e cálculos fornecidos por fórmulas básicas.
Em comparação com o CRM, o Excel não oferece a funcionalidade essencial necessária para o gerenciamento e crescimento de negócios em grande escala como guia perfeito, como análise avançada de dados, automação de fluxo de trabalho e colaboração de vários usuários.
No entanto, você pode improvisar e construir um Excel CRM se o seu negócio não exigir o gerenciamento de grandes volumes de dados. Vamos descobrir como você pode usar o Excel como CRM para pequenas empresas.
Quem pode usar o Excel como CRM?
Startups de imóveis comerciais
As startups muitas vezes têm recursos limitados e, portanto, não estão preparadas para investir em soluções digitais maduras, especialmente aquelas baseadas em modelos de pagamento antecipado. Fora isso, a maioria das startups possui funis de vendas pouco complexas, menos fontes de geração de leads e volumes menores de dados de clientes. Claro, construir um CRM no Excel é uma boa ideia neste caso, mas depois de aumentar sua base de clientes, mudar para uma solução completa como o CRM WhatsApp é importante para acelerar o desenvolvimento do seu negócio.
Corretores Individuais e Agentes Imobiliários
Durante as últimas 2 décadas de consultoria em automação comercial e desenvolvimento de soluções customizadas, vimos casos em que corretores buscavam possuir CRMs individuais, tudo devido ao ambiente altamente competitivo. No entanto, se você ainda não pretende investir em CRM, você pode usar o Excel para inserir e organizar manualmente os dados do seu cliente, calcular e acompanhar comissões e criar tabelas/gráficos para visualização de dados.
Empresas com pequenas bases de clientes
Estas não são apenas startups, mas também empresas de nicho ou regionais para as quais uma pequena base de clientes é uma definição de suas operações. Essas empresas podem construir um banco de dados Excel CRM para contabilidade e orçamento, gerenciamento de estoque e armazenamento de contatos. Mas para grandes empresas acaba sendo algo limitante, seria como utilizar câmera que a foto sai na hora das antigas ao invés de uma câmera profissional de sensor Full-Frame.
Negócios com funis de vendas descomplicados
Um funil de vendas direto geralmente significa um negócio que começa com a geração de leads e termina imediatamente com o fechamento. Algumas empresas de software como serviço, serviços baseados em assinatura e negócios com modelos de vendas diretas se enquadram nesta categoria. Aqui, todos eles podem se beneficiar do Excel como CRM, uma vez que funis de vendas simples não requerem vários acompanhamentos automatizados, rastreamento de comunicação com o cliente ou marketing por e-mail.
Empresas com baixos volumes de dados
Para empresas com poucos dados para gerenciar, usar o Excel como CRM é uma solução econômica tanto em termos de uso quanto no processo de integração, tradicionalmente associado à adoção de CRM. Empresas com baixos volumes de dados podem usar o Excel como ferramenta para cálculos de métricas, bem como armazenamento, visualização e organização de dados.
Como você pode usar o Excel como CRM no curto prazo?
Formatação condicional
No Excel, a formatação condicional permite aos usuários categorizar dados e identificar padrões nas planilhas com a ajuda de regras ou condições específicas, como codificação por cores e realce.
Profissionais do setor imobiliário podem usar formatação condicional para atribuir cores aos status de leads e clientes, identificar lucros e perdas (por exemplo, o Excel pode identificar despesas excedentes como itens ‘vermelhos’ e lucros como ‘verdes’), analisar padrões de portfólio de investimentos e segmentar clientes para entender melhor seu comportamento.
Funções e Fórmulas Simples
Há uma variedade de fórmulas e funções que os profissionais do setor imobiliário podem usar para orçamento, contabilidade e análise básica de dados.
Exemplos de ações que as funções e fórmulas do Excel possibilitam são os seguintes:
- Função SOMA. Os usuários podem definir o valor total de seus investimentos ou calcular a receita de aluguel;
- Função SE. Os profissionais do setor imobiliário podem segmentar propriedades em “lucrativas” e “não lucrativas”, dependendo dos critérios;
- Função TIR. Pode ser utilizado para avaliar investimentos ao longo do tempo;
- Função CONTAGEM. Ajuda o usuário a contar os objetos da tabela que atendem a um critério específico, por exemplo, contatos ou imóveis segmentados por região;
- Função MÉDIA. Calcula a média dos números inseridos no sistema, por exemplo, o preço médio por metro quadrado;
- Funções MAX e MIN. Estes são frequentemente utilizados por profissionais do setor imobiliário para identificar os preços mais baixos e mais altos dos imóveis;
- Amortização de empréstimos. As fórmulas são frequentemente usadas para rastrear pagamentos de hipotecas no longo prazo;
- Cálculos percentuais. Os profissionais do setor imobiliário podem calcular taxas máximas, índices de empréstimo/custo, porcentagem de capital próprio e outras métricas financeiras;
- Conversões de moeda. Um recurso especialmente útil para empresas imobiliárias que operam em escala internacional.
Tabelas e gráficos para visualização básica de dados
Um Excel CRM improvisado pode ajudá-lo a obter mais insights sobre métricas como desempenho de propriedade, geração de leads, taxas de retenção de clientes, etc. Alguns exemplos de casos de uso (mas não estão limitados a eles) de tabelas e gráficos do Excel incluem:
- Perfil do cliente. Com gráficos de pizza, rosca e barras, os usuários do Excel podem segmentar seus clientes de acordo com dados demográficos, padrões de compra e outros critérios;
- Desempenho da carteira de investimentos. Gráficos de linha e cascata ajudam os usuários a identificar o retorno do investimento, bem como os padrões de desempenho da propriedade;
- Análise comparativa. Os gráficos de aranha e de radar permitem aos profissionais do setor imobiliário comparar o desempenho de múltiplas propriedades e categorizar os elementos do portfólio com base em um critério específico;
- Análise geográfica. Com mapas de calor, os usuários podem identificar áreas de melhor desempenho com base na localização e outros critérios.
Classificação, filtragem e tabelas dinâmicas para análise de dados
- Com a função de classificação , os especialistas imobiliários podem obter uma visão completa do portfólio de imóveis com base em critérios específicos como preço, localização, taxas de ocupação, etc.;
- Devido à filtragem , os usuários imobiliários podem aplicar valores e condições específicas para definir imóveis de melhor desempenho, identificar novas oportunidades de investimento, etc.;
- As tabelas dinâmicas ajudam os profissionais do setor imobiliário a analisar rapidamente grandes volumes de dados. Muitas vezes combinadas com filtragem, as tabelas dinâmicas permitem aos usuários resumir e categorizar dados, realizar análises comparativas rapidamente com apenas alguns cliques e descobrir tendências de desempenho do portfólio.
Cálculos automatizados para contabilidade e orçamento
Já mencionamos a amortização de empréstimos, mas a gama de funções do Excel para gerenciar a parte financeira do seu negócio não termina aí. Com o Excel, é possível acompanhar receitas e despesas e prever receitas futuras . Além disso, os usuários também podem realizar análises de variação e gerar relatórios financeiros simples, como demonstrações de resultados e demonstrações de fluxo de caixa.
Limitações do Excel como CRM e por que são perigosas para empresas em crescimento
Considerando o exposto, o Excel pode ser uma ferramenta decente no início do seu negócio. Mas com o passar do tempo, as bases de clientes crescem e o gerenciamento de grandes volumes de dados leva a erros, então, eventualmente, 65% das startups mudam do Excel para o CRM 5 anos depois, em média.
Um de nossos clientes CRE confiou na matriz do Excel e na codificação por cores por muito tempo antes de perceber que capturar, gerenciar e acompanhar leads se transformava em um processo caótico e opressor.
Sim, o Excel é uma solução econômica que pode ser usada como um CRM de baixa escala, mas, como você pode ver no estudo de caso, prejudicará o crescimento do seu negócio no longo prazo. Existem outras restrições? Vamos descobrir.
Geração zero de leads
O Excel não se integra a ferramentas de marketing que capturam seus leads do site, Leds e seguidores para Instagram e alimentam os dados deles diretamente no sistema. Com o Excel, os usuários geralmente precisam extrair os dados do lead de fontes como o Linkedin Sales Navigator e inseri-los manualmente.
É impossível pontuar ou qualificar leads e as equipes de vendas perdem clientes potenciais de alta prioridade.
Gerenciamento de dados de clientes não centralizado e desintegrado
Depois de criar o CRM no Excel, esteja preparado para que seus dados possam ser imprecisos e incluir duplicatas (por exemplo, você pode adicionar acidentalmente um novo lead sem saber que ele já está em seu sistema).
Ao contrário do CRM, os volumes de dados do Excel estarão espalhados em múltiplas planilhas “não sincronizadas” e não terão atualizações em tempo real, o que piora com o fato de que diferentes usuários podem obter diferentes versões da mesma planilha.
Falta de relatórios complexos e análise de dados
Claro, tanto o CRM quanto o Excel oferecem relatórios e análises, mas quando se trata de análise de dados complexos, o Excel fica aquém por não ser intuitivo, não ter integração com sistemas de dados externos e não oferecer relatórios e cálculos complexos.
Baixa segurança digital
O Excel não é confiável como armazenamento de dados confidenciais, pois os dados não são criptografados e não possui protocolos de recuperação de desastres. É mais fácil hackear seus dados do Excel CRM em comparação com os dados mantidos em um CRM tradicional – não apenas devido à falta de conformidade com os padrões de segurança do setor, mas também porque os arquivos do Excel CRM são frequentemente compartilhados por e-mail e outros canais.
Sem armazenamento de dados
O Excel não foi projetado para armazenar grandes volumes de dados. Falta segurança digital, como descobrimos, e funciona mais como uma ferramenta onde pequenos volumes de dados podem ser inseridos e analisados manualmente. No entanto, com a inserção de muitos dados, surgem problemas de desempenho do Excel e, se os dados forem apagados, os usuários não poderão restaurá-los na maioria dos casos.
Sem colaboração em tempo real e recursos de compartilhamento de dados
Ao contrário do CRM, o Excel é notoriamente famoso por seus problemas de controle de versão e inconsistência de dados quando vários usuários tentam colaborar simultaneamente. No Excel, as alterações nas planilhas não são sincronizadas em tempo real, portanto, ocorrem conflitos de dados. Além disso, colaborar e compartilhar dados em dispositivos móveis é um desafio.
Nenhuma funcionalidade de gerenciamento de projetos
Novamente, o Excel não foi criado como uma plataforma de gerenciamento de projetos. Claro, você pode deixar notas e comentários para os membros da sua equipe em planilhas, mas para comunicação em tempo real, você terá que usar canais de terceiros.
Você pode acompanhar o progresso do projeto em um nível muito básico, mas o Excel ainda não terá recursos sofisticados, como gerenciamento complexo de recursos ou atualizações automáticas de projetos.